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Googleドキュメントの便利な機能をまとめてみた

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ディレクターの池原です。

先日ひどい大雨が続いた日、パン屋さんで買い物をして外に出ると、持ってきたはずの私の傘がありませんでした。

土砂降りで途方にくれていたところ、ちょうどパン屋さんに入ろうとしていた、がっしりとした体格のやや強面なお兄さんが「ぼく近くなんで。」といって、なんと見ず知らずの私に傘を差し出してくださいました。
胸があたたかくなった帰り道、事務所に着いて傘を置いた時、持ち手にクローバーのシールが貼ってあるのに気づき、さらにほっこりとさせられました。
またお会いした際には、ぜひお礼とお返しがしたいなと思っています。

さて、今回はおなじみGoogleの便利なツールのひとつ、Googleドキュメントの便利な機能をご紹介したいと思います。

Table of contents

  1. Googleドキュメントとは
  2. ドキュメントを共有する
  3. Word形式へエクスポートする
  4. URLから画像を挿入する
  5. 便利な目次を作成する
  6. 編集した箇所がひと目でわかる
  7. さいごに

Googleドキュメントとは

Googleドキュメントはブラウザ内で動くOfficeソフト。
Googleが提供しており、オンライン上で文書の作成を無料で行うことができます。

オンラインなので、もちろん他のユーザとのドキュメント共有ができ、編集内容も即座にGoogleのサーバー上に保存されるため「上書き保存」などの操作も不要と、なんとも便利なツールです。

使い方や機能はMicrosoft Wordとほぼ同様です。

特筆すべきGoogleドキュメントの良い点としては

  • 動作がサクサク快適
  • リアルタイムで保存される
  • 複数人で同時に作業ができる
  • インストール不要
  • Googleアカウントがなくても共有できる

といったところでしょうか。

今回は使ってみて特に便利に感じた機能をご紹介します。

ドキュメントを共有する

共有には2通りの方法があります。

  • Googleアカウントで招待する
  • 共有可能なURLを取得する

Googleアカウントで招待する場合

  1. 右上の共有ボタンをクリック
  2. 共有したいユーザーのGmailアドレスを入力
  3. 権限のランクを設定し「送信」
  4. 招待されたユーザーはGmailに届く招待メールから文書へのアクセスができます

この場合、ユーザーごとに権限のランクを決めることができます。
権限のランクには「閲覧のみ」「コメントのみ可」「編集可」があります。

共有可能なURLを取得する場合


右上の「共有可能なリンクを取得」をクリック


権限のランクを選択します


「リンクをコピー」し、共有したいユーザーへURLを伝えます

Googleアカウントを保有していないユーザーでも、文書へアクセスし閲覧や編集が行えます。
基本的にURLを知っている人しか文書にアクセスできませんし、URLも複雑なため、知らない第三者にアクセスされる危険もほぼゼロに近いです。

Word形式へエクスポートする

Microsoft Word形式にエクスポートすることも可能です。

  1. ファイル
  2. 形式を指定してダウンロード
  3. Microsoft Word(.docx)を選択
  4. 保存場所を指定して「保存」します

URLから画像を挿入する

インターネット上に文書へ挿入したい画像がある場合、わざわざPCに保存せずとも画像を挿入できます。


たとえばこの記事の中から画像を文書へ挿入したい場合。
画像上で右クリックし「画像アドレスをコピー」


Googleドキュメントで「挿入」→「画像」→「URL」


さきほどコピーした画像アドレスを貼り付け


挿入画像が表示されたら「挿入」


画像が挿入されます
※インターネット上の画像を利用する際は、著作権などにくれぐれもご注意ください。

便利な目次を作成する

ページが長くなった場合に、アウトライン機能を活用して、目的の場所にすぐにたどり着ける「目次」を作成することができます。


はじめに目次のウィンドウを表示させましょう。
「表示」→「ドキュメントの概要を表示」をクリックします。


画面左側に“概要”ウィンドウが表示されます。


目次の作成には見出し機能を使います。
位置として設定したいテキストを選択し「見出し1」と設定してみます。


すると概要ウィンドウに見出し1に設定したテキストが表示されます。


同じく、他にも位置として設定したいテキストを選択し「見出し1」と設定します。


概要ウィンドウに表示されます。


概要ウィンドウ内の目的のタイトルをクリックすると


どのページにいても自動的に位置に飛んでくれます。

編集した箇所がひと目でわかる

ここでは「提案モード」という機能を使います。
これは複数人で文書を編集する必要がある場合に、だれがどこを編集したのかがひと目でわかる機能です。


テキストの編集を行う前に、右上の鉛筆マークから「提案」を選択し提案モードへ変更します。
鉛筆マークが、緑色の吹き出しマークに変わったら提案モードが起動している状態です。


そのままテキストを追加してみましょう。
自動的に画面右側に追加した旨のコメントと、文書中のテキストは緑色に光ります。


テキストを修正した場合も同様に置換のコメントが出現します。
削除したテキストは取り消し線がひかれ、置換したテキストは緑色に光ります。

上記はすべて共有しているユーザーにも同じ画面が表示されます。
編集した内容がひと目でわかるため、複数人で編集する際には大いに活躍する機能だと思います。

さいごに

以前はMicrosoft Wordを社内で利用していましたが動作が重かったり、編集するたびにファイルを送らなければならなかったり(方法はあったのかもしれませんが)と、なにかと不便を感じたため、試しにGoogleドキュメントを使ってみたら予想以上に便利でした。あらためてGoogleの偉大さを実感しています。

みなさまもぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

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Author | Shiori Ikehara / 2,058views

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