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未経験ディレクターが痛感したタスク管理の重要性

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こんにちは。アシスタントディレクターの池添です。

私は最近ピザを作ることに熱中しています。
いろんな小麦粉・薄力粉でピザを作ってみたり、生地にチーズを混ぜてみたりとまだまだ自分の理想とするピザには到達できていません。
数々の実験をしてきた中で一番美味しかったのは「しめじと牛しぐれ煮」の和風ピザです。
「しぐれ煮」と「しめじ」をピザ生地の上に乗せてマヨネーズをかけて焼くだけなので、もしピザを作る機会がございましたら、試していただきたいと思います。
※ 少し作りすぎたこともあり、最近の朝ごはんは毎日ピザです。

さて今回はタスク管理の重要性についてご紹介いたします。
アシスタントディレクターの業務についても改めてまとめているので、「ディレクターになりたいけど、どういう仕事なのかイメージが沸かない」と思っている方のご参考になれば幸いです。
前回のブログはライティングについてご紹介しています。
併せて読んでいただくとより理解することができると思います。

※ 業務内容については、あくまでも弊社の進め方であることをご理解の上で参考にしていただけますと幸いです。

Table of contents

  1. タスク管理とは
  2. なぜディレクターにとってタスク管理は重要なのか
  3. 活用しているツールについて
  4. 自分の作業スピードを理解する
  5. 最後に

タスク管理とは

タスクとは、仕事をする上で必要となるさまざまな作業を細分化したものです。
「”タスクを管理する”」とは、ある仕事を完遂するのに必要な業務を洗いだし、重要度や優先度にしたがって日々の業務を進めることです。

タスク管理のメリット
  • 優先順位が明確になる
    タスク管理をすることで、「自分がどのようなタスクを抱えているのか」「今何をしなければいけないのか」「いつまでに完了させなければいけないのか」を把握することができます。
  • 効率よく仕事ができる
    優先順位を決めることで、短時間で済む作業を先にして、時間のかかる作業を後にするなど、無駄なく仕事をすることができます。
  • 業務内容が把握できる
    Web制作は公開までに様々な工程があります。(下記にディレクターの業務についてまとめています)
    1つ1つの作業をタスクにすることで、細かい工程まで分かりやすく確認でき業務内容を正確に把握できます。
  • タスクの可視化ができる
    仕事の過程で生まれる様々なタスクを、頭の中ですべて管理するのは不可能です。
    必ず抜けや漏れによって「期日を過ぎてしまう」「間に合わない」などのトラブルが生まれます。
    タスクを可視化することでそれらを未然に防ぐことができます。

なぜディレクターにとってタスク管理は重要なのか

Web制作は複数案件を担当することが基本です。
ディレクターはサイト原稿の作成だけでなく、クライアントからの急な依頼や、新規でWeb制作のご相談いただいた時の対応もします。
予め決めておいた作業の優先順位が変わることも多々あります。
その際の対処法は、短時間で終わるものから始め、数十分かかるもの、数時間かかるもの、という順番で作業することです。
短時間で終わるタスクを大量に抱えたまま時間のかかるタスクを始めてしまうと、途中で小さなタスクに意識を奪われたり、業務の終盤になって未完了タスクに追われたりするため非効率になりがちです。
すぐに終わるタスクから先に完了させることで、かなり気持ち良く仕事ができます。

あらためて、Webサイト公開までのアシスタントディレクターの業務内容をご紹介します。

受注前:アシスタントディレクターの業務内容
  • お問い合わせいただいたお客様とお打ち合わせの日程調整(お電話とメール両方でご連絡します)
  • お打ち合わせ資料の作成
  • 新規お打ち合わせ(議事録作成)
  • 次回お打ち合わせの準備(サイトマップ・提案書・見積書の作成)
受注後:アシスタントディレクターの業務内容
  • サイトで使用する原稿作成や写真撮影
  • サイト原稿の修正(ライティング)
  • ワイヤーフレームの作成
  • 社内打ち合わせ(打ち合わせ資料の作成)
  • お客様との初回お打ち合わせ(打ち合わせ資料の作成)
  • ドメイン・サーバー情報の取得
  • トップページデザインをお客様へご案内(お打ち合わせ日時の調整)
  • トップページコーディング・下層ページデザインをお客様へご案内(お打ち合わせ日時の調整)
  • デバッグ
  • 公開作業(Googleアナリティクス設置、Search Console設定、クリップサイト登録)

 

業務内容を受注前と後で分けてご紹介しましたが、1つのプロジェクトでこれだけのボリュームがあります。
入社当初は携わっているプロジェクトが少なかったこともあり、1つ1つの作業に時間を割くことができたので、頭の中でタスク管理をしていました。
しかし仕事の過程で生まれる様々なタスクを、頭の中ですべて管理するのは困難です。
私がプロジェクトを複数担当し始めた頃、タスクの抜けや漏れが出るようになり、期日を過ぎてしまうこともありました。
タスク管理をしっかりすると、優先順位が明確になり、より期日を意識してタスクに取り組めるようになりました。

活用しているツールについて

タスク管理をする上で重要なことは1日のスケジュールを可視化することです。
私はスケジュールの可視化のために、Googleカレンダーを活用しています。
カレンダーにタスクを追加することで「タスクにかけられる時間がどれくらいあるのか」「やらなければならないことは何なのか」がリスト化されるため効率的なスケジュールが立てやすいです。
私がスケジュール作成で気をつけていることは、お客様先に向かうまでの所要時間や、打ち合わせ開始までの準備時間などもカレンダーに追加することです。
上記のような細々とした時間まで組み込んでスケジュールを立てることで、他のお打ち合わせや会議などとダブルブッキングしてしまうことを防ぐことができます。
※ 弊社ではGoogleカレンダーを使用することで、それぞれの予定を共有しています。
下記は新規でWeb制作のご相談が2件あった場合のスケジュール例となっています。

自分の作業スピードを理解する

タスク管理をしていく上では、単にツールを活用するだけでなく、日々の心がけとして「自分の作業スピードを理解する」ことが大切だと考えています。
どんな仕事でも、自分の作業スピードを理解することはとても重要だと思います。
たとえば今まで携わったことのない業種のサイトを制作する時は、サービスの内容を理解するのに時間がかかることもあるので、作業スピードの把握はとても難しいです。

自分の作業スピードを理解していないと、頼まれた仕事が期日までにちゃんと終わるのか判断することができません。
私は元々作業スピードが速い方ではないので、いつも自分の想定よりも仕事が遅れることに悩んでいたところ、代表や先輩ディレクターから下記のアドバイスをいただきました。

  • タスクはすぐにカレンダーに追加し、期限に間に合うかどうかの判断を即座にする。
  • 1日の終りに次の日のスケジュールを確認し、作業が遅れているものがあればその都度修正をする。
  • それぞれの作業にかかる時間を計測し、カレンダーには作業時間として「+1時間」増やしておく。

上記のアドバイスを実行してみたところ、スケジュール通りに作業を進められるようになりました。
作業スピードも少しずつ上がってきているので、このまま継続していきたいと思います。

最後に

Web制作はディレクターがサイト原稿の作成・修正した後に、デザイナーがWebサイトのデザインを考え、コーディングをするという流れになっています。
つまりディレクターのタスク管理が甘く、サイト原稿の提出期限を守ることができないとデザイナーにそのしわ寄せがいくことになります。
私は決められたスケジュールに合わせていくのに必死ですが、デザイナーの制作期間を1日でも長く確保できるように、作業スピードも上げていきたいと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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Author | Yuki Ikezoe / 1,779views

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